Regolamento sala di studio

1-      Accesso alla Sala di Studio.

L’accesso alla sala di studio è libero e gratuito.

  • Per usufruire dei servizi dell’Archivio l’utente deve compilare la domanda di accesso su apposito modulo, in cui preciserà il motivo della sua ricerca, e presentarla insieme con un proprio documento di identità valido al personale della Sala Accoglienza; la domanda ha validità fino al 31 dicembre.
  • Allo studioso sarà rilasciata una tessera personale di riconoscimento con il proprio Nome, Cognome e numero di iscrizione nel registro degli studiosi, che dovrà essere esibita ad ogni ingresso in Istituto e a richiesta del personale di vigilanza addetto.

Una volta ammesso alla consultazione, l’utente deve:

  • apporre giornalmente la propria firma leggibile sul registro presenze;
  • depositare negli armadi esterni borse, cartelle e custodie di computer, evitando di portare in Istituto bagagli particolarmente voluminosi.

2-      Consultabilità dei documenti

  • I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato, soggetti al D. L. n. 196 del 30 giugno 2003 (vedi consultabilità), Codice in materia di protezione dei dati personali, per i quali è prevista una specifica procedura, dei fondi in corso di riordinamento e inventariazione, delle unità archivistiche in cattivo stato di conservazione e / o in attesa di restauro e di quelle utilizzate per esposizioni di carattere temporaneo nella sede dell’Archivio e presso altri Enti.
  • Il materiale digitalizzato è consultabile su riproduzione, in originale solo dietro espressa autorizzazione del responsabile di Sala.

3-      Orari della Sala di studio

  • La Sala di studio è aperta dal lunedì al venerdì  8.30 - 17.30;
  •  è chiusa: il sabato, la domenica, i giorni festivi, il 7 agosto (festività del Santo Patrono). Eventuali chiusure o aperture straordinarie sono pubblicizzate con almeno dieci giorni di anticipo.
  • I documenti sono prelevati, dal lunedì al venerdì, alle ore: 9.00; 10.00; 11.00; 12.00; 14.00; 15.00. E' possibile prenotare la cosultazione di documenti anche per via e-mail (as-tp@beniculturali.it) o per fax (0923 872937), indicando il nome del fondo e numero dell'unità archivistica. Possono essere richieste n. 2 unità archivistiche per ogni presa, per un totale giornaliero di n. 6 unità archivistiche.

L’utente può consultare sul tavolo della Sala di studio un solo pezzo per volta.

La richiesta si effettua compilando per ciascun pezzo l’apposita scheda, da consegnare al personale della Sala di studio.

Non possono essere evase le richieste di pezzi già in consultazione o giacenti presso l’ufficio di fotoriproduzione.

4-      Modalità della consultazione

Ogni utente può trattenere in deposito per successive consultazioni fino a 2 pezzi per un massimo di 5 (cinque) giorni – eventualmente rinnovabili - dalla data del prelievo.

A consultazione conclusa i pezzi saranno riconsegnati al personale della Sala di studio specificando a voce se devono essere ricollocati a posto o trattenuti in deposito.

In Sala di studio gli utenti potranno introdurre esclusivamente penne, matite, quaderni o fogli sciolti di formato non superiore ad A4, computer portatili privi di custodia, apparecchiature fotografiche e telefoni cellulari con suoneria ridotta a vibrazione.

E’ assolutamente vietato:

  • scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino;
  • utilizzare qualsiasi tipo di materiale atto ad alterare i documenti nonché sottolinearli anche a matita o scrivere sul materiale consultato;
  • alterare, piegare e danneggiare in qualsiasi modo i supporti dei documenti;
  • appoggiarsi sui documenti consultati con fogli sciolti, quaderni o altro per prendere appunti  o effettuare trascrizioni;
  • eseguire calchi e lucidi dei documenti;
  • danneggiare o rimuovere contenitori, sigilli, nastri e legature di qualsiasi genere;
  • inserire fra i documenti segnalibri diversi da quelli forniti dal personale in sala per segnalare temporaneamente i documenti da riprodurre in copia fotostatica o fotografica;
  • effettuare riproduzioni dei documenti senza la preventiva autorizzazione del responsabile di sala;
  • smembrare su più tavoli la documentazione inclusa nelle cartelle;
  • utilizzare qualsiasi tipo di scanner portatile, se non previa autorizzazione del responsabile di Sala;
  • usare microfoni o dispositivi utilizzabili per qualsiasi tipo di registrazione;
  • usare i telefoni cellulari per fare o ricevere telefonate;
  • consultare o riprodurre documenti di cartelle richieste da altri utenti.

Gli utenti dovranno inoltre segnalare al personale di sala eventuali problemi di ordinamento o di altro genere riscontrati nelle unità archivistiche e comunicare tempestivamente al personale di sala il riscontro di eventuali lacune di documenti segnalati negli inventari o in altri mezzi di corredo.

Gli utenti che non ottempereranno alle disposizioni di cui sopra, dopo essere stati verbalmente diffidati, potranno essere allontanati dalla Sala di studio e, nei casi più gravi, potranno essere esclusi, temporaneamente o definitivamente, dalle Sale di studio di tutti gli Archivi di Stato, oltre che denunciati all’autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali.

  • 5 Biblioteca

Gli utenti ammessi alla consultazione in Sala di studio possono richiedere in consultazione anche i libri della Biblioteca dell’Archivio di Stato per le loro ricerche.

Non è consentito il prestito esterno.

  • 6 Fotoriproduzione

L’utente può richiedere la fotoriproduzione dei documenti d’archivio per motivi di studio, per motivi amministrativi, per pubblicazione (modulistica).

Il servizio fornisce: fotocopie in B/N, stampe in B/N in formato A4, riproduzioni digitali in formato jpg e tiff (si veda il Tariffario)

Il pagamento dei diritti di fotoriproduzione, previsti dalla Direzione generale Archivi circ. n. 21 del 17.6.2005 e n. 26 del 1°.7.2005 (si veda Tariffario), si effettua tramite bollettino di conto corrente postale secondo le indicazioni rese dal servizio di fotoriproduzione.

La riproduzione tramite fotocopia non è consentita per: documenti anteriori al 1870, documenti rilegati, pergamene, documenti facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione, carte topografiche e disegni, documenti riprodotti digitalmente.

L’utente può chiedere di riprodurre con mezzi propri utilizzando esclusivamente la fotocamera digitale senza flash né cavalletti, con la vigilanza e le cautele indicate dall’addetto di sala  e dovrà consegnare una copia di dette riproduzioni.

La Direzione può escludere dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione lo sconsigli.

La domanda compilata per la finalità prevista sarà sottoposta all’autorizzazione del responsabile di sala e consegnata al tecnico addetto al servizio che calcolerà l’eventuale importo da versare, ai sensi del  D. M. 8 aprile 1994 – G. U. 6 maggio 1994, integrato dal “Tariffario prodotti digitali 2005″ allegato a lettera circolare n. 21 del 17 giugno 2005 della Direzione generale per gli Archivi, del d. lgs. n. 42 del 2004.

Copie per uso amministrativo

L’Istituto rilascia copie autentiche di documenti per uso legale o amministrativo.

La richiesta, su apposito modulo, deve essere presentata in bollo direttamente dagli interessati.

Il rilascio di certificati di stato civile (nascita, matrimonio,morte) è di competenza esclusiva dei Comuni.

Copie per pubblicazioni

Per pubblicare riproduzioni di documenti è necessario richiedere l’autorizzazione con domanda in bollo all’Archivio di Stato. La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento, la menzione “Su concessione del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo, Archivio di Stato di Trapani” ed il numero di protocollo dell’autorizzazione.

Nelle didascalie l’indicazione Archivio di Stato di Trapani può essere riportata per esteso o con la sigla AS Tp.

Il richiedente è tenuto a consegnare tre copie della pubblicazione all’Archivio di Stato. La violazione di tale obbligo avrà come conseguenza il rifiuto di ulteriori richieste di autorizzazione a pubblicare.

Il richiedente non sarà tenuto al pagamento dei diritti di pubblicazione (D. M. 8 aprile 1994) per pubblicazioni periodiche scientifiche e per libri con tiratura inferiore alle 2000 copie e prezzo inferiore a euro 77,47. Sarà comunque tenuto al rimborso delle spese sostenute dall’Archivio per il rilascio delle copie ottenute (si veda Tariffario delle fotoriproduzioni).

Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (R.D. 1113 del 1911, D.P.R. 1409 del 1963, D.P.R. 851 del 1975, L. 281 del 1999, D.P.R. 490 del 1999), D. Lgs. 196/2003 (Codice in materia di gestione dei dati personali), D. Lgs. 42/2004 (Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio) e successive loro modifiche e / o integrazioni.